Comment fonctionne Relance Impayé ?
Cette page décrit le déroulé concret d’un dossier : ce que vous faites, ce que fait la plateforme, et comment le débiteur peut répondre. Pour une vue d’ensemble marketing, consultez la page d’accueil.
En résumé : vous structurez un dossier, vous validez chaque relance, la plateforme trace les envois et les réponses. Aucun envoi automatique sans votre accord.
Les 4 étapes, de A à Z
Chaque étape précise votre rôle et celui de la plateforme — pas seulement un intitulé marketing.
Créer le dossier
Déposez la facture et renseignez le débiteur, le montant et la date d’échéance.
Extrait les informations utiles et centralise les pièces dans un dossier unique.
Choisir le niveau
Indiquez l’ancienneté du retard et la relation commerciale pour orienter le ton.
Propose un niveau de relance cohérent (rappel, amiable, ferme, mise en demeure…).
Valider l’envoi
Relisez le message, confirmez l’envoi et le calendrier éventuel des relances.
Génère l’email, le lien de réponse débiteur et enregistre l’horodatage d’envoi.
Traiter les réponses
Décidez de la suite : attente, nouvelle relance ou montée en niveau.
Notifie chaque ouverture et réponse ; conserve l’historique pour vos preuves.
Quel niveau selon l’ancienneté du retard ?
Indications pour orienter votre choix. Vous restez libre de adapter le niveau à la relation client et au contexte du dossier.
| Situation | Niveau | Type de relance | Objectif |
|---|---|---|---|
| Retard léger (quelques jours) | Niveau 1 | Rappel simple | Rappeler l’échéance sans tension, conserver la relation. |
| 2 à 4 semaines | Niveau 2 | Relance amiable | Obtenir une réponse ou une date de paiement via le lien sécurisé. |
| 1 à 2 mois | Niveau 3 | Relance ferme | Accentuer la fermeté avec des relances espacées et tracées. |
| Retard important | Niveau 4 | Mise en demeure | Formaliser la demande avec mentions et délais adaptés au dossier. |
| Sans réponse amiable | Niveau 5+ | Pré-contentieux | Consolider pièces et historique avant une transmission encadrée. |
Le détail de chaque niveau (mentions, séquences, formalités) est décrit sur l’accueil et dans nos modèles de courriers.
Créancier et débiteur : qui fait quoi ?
Le parcours est pensé pour clarifier les responsabilités de chaque partie, sans mélanger les échanges.
Créancier
Votre côté (créancier)
- Créez ou complétez votre espace professionnel.
- Déposez la facture et vérifiez les coordonnées du débiteur.
- Choisissez et validez chaque niveau de relance.
- Consultez le tableau de bord : réponses, ouvertures, actions en attente.
- Exportez le dossier si vous devez transmettre à un conseil.
Débiteur
Côté débiteur
- Reçoit un email de relance avec un lien personnel (sans compte à créer).
- Accède à un portail sécurisé indiquant le montant et la référence.
- Qualifie sa situation : payé, paiement prévu, date précise ou difficulté.
- Vous êtes notifié ; la réponse est attachée au dossier horodaté.
- Évite les échanges dispersés (téléphone, mails non tracés).
Ce qui est enregistré dans le dossier
Chaque action utile au recouvrement amiable est horodatée. Vous disposez d’un fil conducteur si vous devez escalader ou transmettre le dossier.
-
Envoi de la relance Date, niveau choisi et contenu envoyé.
-
Ouverture de l’email Preuve que le message a été consulté.
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Réponse du débiteur Statut déclaré et éventuelle date de paiement.
-
Décisions de votre part Relance suivante, pause ou montée en niveau.
Avant votre premier envoi
Dois-je envoyer la première relance tout de suite ?
Non. Une fois le dossier créé, vous choisissez le moment et le niveau. Rien n’est envoyé sans votre validation.
Un crédit, c’est quoi concrètement ?
Un crédit correspond à une action de relance déclenchée sur un dossier (rappel, relance amiable, etc.). Le premier dossier permet de tester le parcours.
Le débiteur doit-il s’inscrire ?
Non. Il répond via un lien sécurisé inclus dans l’email de relance, sans créer de compte.
Puis-je changer de niveau en cours de route ?
Oui. Si la situation évolue, vous pouvez passer à un niveau plus formel en conservant l’historique des actions précédentes.
Ressources et suite possible
Tester le parcours sur un vrai dossier
Le premier dépôt est gratuit : créez votre dossier et validez votre première relance quand vous êtes prêt.